Блестящие совещания. Ди Келси, Пэм Пламб

Ссылка на OZON.

Книга для фасилитатора. Фасилитатор — человек, который управляет совещанием. Он (обычно) не принимает участия в самом обсуждении, только помогает группе досчить общего решения.

Формат книги — почти альбомная, в метро с такой не поездишь. Но оформление красивое. Структура тоже хорошая. Авторы проходят по всем этапам:

• Подготовка к совещанию.
• План встречи.
• Проведение совещания.
• Способы решения сложных вопросов.
• Когда вмешиваться в дискуссию?
• Как решать возникающие конфликты?

Полезные материалы 

Контрольный список для подготовки к встрече (стр 50):

• Цель встречи, требуемый результат и сроки (Действительно ли нужна встреча? Какова ее цель?).
• Природа группы (Каков состав группы? Кто должен присутствовать на встрече?).
• История и контекст (Какова история группы? Встречались ли эти люди раньше или группа собирается впервые?).
• Роли (Будете ли вы играть двойную роль — фамилитатор и руководитель/участник/эксперт?)

Образцы основных правил, которые принимает группа перед тем, как начать собрание. Полезно иметь свои заготовки, так как подкорректировать существующее — легко, а вот придумать с нуля сложновато. (стр 56)

• Поведенческие (В каждый момент говорит только один человек. Не перебивать, уважать чужое мнение. Обсуждать идеи, а не людей).
• Процедурные (Встреча начнется и закончится вовремя. Отключаем мобильные телефоны).
• Сущностные (Обсуждаем только те пункты, на которые можем повлиять).

Полезный инструмент — так называемая корзина. Если люди выступают с идеями, которые подходят к цели текущего обсуждения, они будут очень недовольны, если их просто перебить. «Все, меня не слушают, мне ваше собрание тогда побоку вообще, мои идеи ценны». Поэтому фасилитатор должен выслушать такую идею и отложить в «корзину» — отдельный лист, куда помещаются идеи, не относящиеся ко встрече. Тут главное — в конце встречи не просто выкинуть этот лист, а обсудить все мысли. Возможно, назначить дополнительные встречи для их обсуждения.

Идеи выявления идей или их группировки мне уже знакомы по другим книжкам — это мозговой штурм в различных вариациях, рисование рыбы итд. Клеим стикеры, рисуем на ватманах, высказываемся — все рассмотрено.

Приведены упражнения для знакомства группы или разогрева после перерыва на обед. Мне понравилась игра в личностный признак. Каждый записывает что-то личное о себе на бумажке и потом подходим к шляпе, достаем бумажку, читаем «Люблю подниматься на Гималаи» и пробуем угадать, про кого это. Есть варианты «три правды — одна ложь».

Честно говоря, не знаю, как применять эти знания в ИТ. Тьфу-тьфу-тьфу, у нас из совещаний только ретроспективы. Есть, конечно, бюрократизированные проекты, на которых приходится участвовать на часовых митингах итд, итп. Мне пока не доводилось. На ретроспективах мы пытаемся использовать список основных правил. Пожалуй, все 

Но, если вы участвуете в совещаниях и они превращаются в хаос — кто-то должен взять на себя ответственность вести беседу и направлять ее в нужное русло. Вполне возможно, этим кем-то будете вы. И тогда книжка окажется очень полезной!

PS - Добавила книгу в общий список прочитанных мною книг.