четверг, 23 марта 2017 г.

Бизнесхаки для email. Мой топ-5

Конспект книги «Бизнесхак на каждый день». Там кратенько описаны лайфхаки, которые помогают в работе. Мой топ-5 из раздела про электронные письма:


1. Сохраняйте историю переписки


У многих сотни писем в день и им бывает сложно вспомнить, о чем речь вообще. Поэтому не цитируйте всю историю переписки.

У меня не сотни писем в день, но с правилом полностью согласна. При общении с Заказчиком постоянно приходится вспоминать, о чем говорили вчера. Для этого достаточно просто прокрутить переписку вниз. А вот если бы ее не было... Было бы куда печальнее все...

2. Избегайте относительных дат в письмах


В электронных письмах лучше писать «25.02.2017», чем «послезавтра». Это все-таки не звонок — ваш адресат может прочитать письмо на следующий день или позднее.


Оооооо, а вот тут я не просто согласна, я на 100% согласна! Пользуясь случаем, посылаю лучи ненависти JIRA, которая пишет над комментами / активностями / итд: «5 дней назад». Блин, 5 дней — это когда?? Каждый раз приходится оглядываться на календарь и отсчитывать. Бесит то как =\

3. Меняйте тему с «RE:RE:RE:FW:ТЕМА» на актуальную


Особенно когда тема за процесс переписки уже 5 раз сменилась и речь идет вообще о другом. Если продолжите общаться со старым названием, через месяц поиск письма превратится в боль.

4. Проверяйте письмо «на деньги»


Если много писем скопилось, начинаем с самых важных:
— от крупных клиентов;
— связанные с наибольшей выгодой;
— и т.д.

Например, вернувшись из отпуска, я сначала читаю переписку с Заказчиками, а потом уже активности в JIRA. Ведь активности — это просто побыть в курсе, а Заказчик, может быть, ждет ответ на свой вопрос. И это важнее

5. Задержка отправки в Outlook


Можно отправить письмо не сразу, а в указанный срок. Если сотрудник в отпуске, пусть оно придет ему, когда он выйдет на работу. Или если вы отправили много писем сразу (батчево обработав входящий поток), но не хотите получать ответы сразу от всех. А то набегут с вопросами ツ

Мой коллега вообще настроил 2 минуты задержки на каждое письмо. Потому что часто общается в почте. А там ведь всякое бывает:
— Случайно нажал Alt + Enter и недописанное письмо уехало.
— Отправил и тут пришла светлая мысль, что еще можно дописать.
— Отправил и только тогда заметил опечатку.

Закон подлости, знаете ли Smile :) Заметить что-то уже после того, как отправил. Такая задержка помогает. Я пока только думаю на эту тему, но в принципе довольно интересно =)


Инструменты


Это еще не все! Раздел бизнесхаков про email мне понравился больше всех остальных, прям вот хоть бери и весь записывай. Но должно же у вас остаться желание прочитать книгу Wink ;)

А вот ссылки на полезные инструменты я, пожалуй, запишу:

1. Входящие по расписанию — gmail можно настроить так, чтобы он присылал входящие только 3-4 раза в день. Чтобы обрабатывать все письма разом. Настраивать тут — https://www.batchedinbox.com/

2. Избавляемся от ненужных рассылок в один клик — https://unroll.me/. Сервис позволяет в одном месте увидеть список всех рассылок, на которые вы подписаны. Помогает избавиться от тех, на которые вы подписались неумышленно ツ

3. Напоминания об отправленных письма — followup.cc. Классная фича, вынесла в отдельный пост

4. Несколько подписей в Outlook — Файл → Параметры → Почта → Подписи. Настраиваем на все случаи жизни, выбираем значение по-умолчанию, но при необходимости меняем.

Есть еще всякие плюшечки, типа:
— разлогиниться со всех ящиков Gmail (раздел «Дополнительная информация»);
— цитировать выбранный фрагмент;
— шаблоны;
— автозамена;
— быстрые блоки;

В общем, есть что почитать! ツ

См также:
Мои выдержки из книги, топ-5 бизнесхаков по каждой категории:

Комментариев нет:

Отправить комментарий